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Les coulisses de l'entreprise

Chefs d'entreprises : prêts pour le prélèvement à la source sur les salaires versés en 01/2019 ?

9 janv. 2019 à 09:00

Chaque mercredi, Nathalie SÉJOURNÉ vous emmène dans les « coulisses de l’entreprise » en vous apportant des conseils, des astuces, des infos utiles à la vie quotidienne des chefs d’entreprises ou futurs entrepreneurs. Cette semaine, elle fait un point sur la mise en place du prélèvement à la source dans les entreprises afin d’être prêt pour les premiers prélèvements qui interviendront sur les salaires versés en janvier 2019.

Janvier 2019 marque le début du mécanisme du prélèvement à la source.

Les chefs d’entreprise doivent être prêts car ils sont responsables du prélèvement de l’impôt sur les revenus versés à leurs salariés.

 

Quels sont les outils informatiques nécessaires à la réalisation du prélèvement à la source ?

La clef d’entrée pour les entreprises dans le dispositif du prélèvement à la source c’est la DSN : Déclaration Sociale Nominative, c’est un système d’échange de données informatisé qui rassemble toutes les formalités administratives issues de la paie adressées par les entreprises aux organismes de protection sociale.  Elle permet de transmettre toutes les données périodiques de la paye mais aussi les données événementielles c’est-à-dire celles liées aux événements qui surgissent dans l’exécution du contrat de travail comme par exemple un arrêt maladie, un congé maternité, ou une rupture de contrat. La DSN ne date pas d’aujourd'hui puisqu’elle a été instituée en 2013 progressivement mise en place puisque depuis janvier 2017 toutes les entreprises à quelques rares exceptions comme les établissements publics administratifs par exemple doivent transmettre par la DSN toutes les données de payes et effectuer les déclarations de cotisations sociales.  C’est la DSN qui va permettre de véhiculer les informations nécessaires au prélèvement à la source. Donc règle numéro 1 vérifier que le paramétrage de vos DSN dans votre logiciel de paye est à jour, la plupart des logiciels de paye sont au point, à défaut rapprocher vous des services d’assistance de votre logiciel pour vérifier que tout est correctement paramétré.

Comment ça se passe si l’entreprise n’a pas de système de paye informatisé ?

Dans ce cas l’entreprise peut soit externaliser le traitement de sa paye auprès d’un cabinet d’expertise comptable ou d’un prestataire de paye soit avoir recours au Titre emploi service simplifié (TESE) proposé par l’Urssaf. www.letese.urssaf.fr . C’est un dispositif accessible à tous qui permet d'établir les bulletins de paye, les déclarations aux organismes de protection sociale et de gérer le calcul et le PAS ainsi que son reversement à l’administration fiscale.

Quels sont les obligations de l’employeur dans la gestion de ce PAS ?

1/ réceptionner chaque mois le taux de transmis par l’administration fiscale et l’appliquer au revenu versé

2/ calculer et prélever sur le salaire l’impôt

3/déclarer les prélèvement à la source via la DSN

4/ reverser les prélèvements effectués sur les salaires : reversement mensuel sauf pour les employeurs de moins de 11 salariés qui ont opté pour un prélèvement trimestriel de leurs cotisations, dans ce cas, le versement du PAS sera également trimestriel.  

Prenons l’exemple de janvier, les salaires versés fin janvier 2019 devront être déclarer via la DSN entre le 05 pour les entreprises mensualisées ou le 15 février pour les entreprises au trimestre. 8 jours au plus tard après cette déclaration l’entreprise sera informé au besoin des nouveaux taux à appliquer à travers un fichier intitulé CRM compte rendu métier, ces nouveaux taux seront utilisables jusqu’à la fin du deuxième mois qui suit leur transmission c’est-à-dire jusqu’à fin avril pour les taux mis à disposition en février. Donc tous les 2 mois l’entreprise devra si besoin réajuster les taux.  

L’employeur doit-il absolument appliqué un taux de prélèvement à la source pour tous les salaires versés ?

Oui, dès qu’il verse un revenu il doit effectuer un prélèvement à la source. Soit il applique le taux personnalisé reçu via la DSN soit s’il n’a pas reçu de taux, il appliquera le taux non personnalisé c’est-à-dire un taux proportionnel qui figure dans une grille de taux par défaut. Un taux transmis à zéro par la DSN ne veut pas dire qu’il n’y a pas de taux, O% c’est un taux celui d’un salarié non imposable.

Comment faire en cas de nouvelle embauche ?

L’employeur pourra appliquer le taux non personnalisé qu’il trouvera dans la grille pour le versement de la première paye ou s’il est audacieux, il pourra récupérer le taux personnalise de son nouveau salarié via une application dénommée TOPAZE accessible sur le portail net-entreprises.

L’employeur peut-il modifier à la demande d’un salarié le taux de PAS ? 

Non, l’employeur n’a pas la main ni la responsabilité pour modifier le taux d’un salarié, l’employeur à la simple obligation tous les deux mois de mettre à jour comme on vient de le voir. Il est en revanche responsable du paiement de ce prélèvement à la source. Tout changement doit être demandé par le salarié via la plateforme impots.gouv. Les questions que peuvent se poser les salariés sur le calcul de leur taux concerne uniquement l’administration fiscale et le salarié.

Quelle est alors la responsabilité de l’employeur en tant que collecteur du PAS ?

Il doit prélever et reverser. Il a une obligation de confidentialité de la donnée privée que constitue de taux de prélèvement transmis par l’administration, on entre dans le cadre du respect de la vie privée et du secret professionnel.

Nous l’avons vu tout se passe via la DSN, c’est donc de la responsabilité de l’employeur que l’opération puisse se faire, en cas de défaut de dépôt ou en cas de dépôt tardif de la DSN l’employeur est passible d ‘une amende de 10% du montant du PAS éludé avec un minimum de 50€. Si l’employeur fait une erreur dans la collecte, il oubli de prélever ou il ne prélève pas assez l’employeur est passible d’une amende de 5% du montant du PAS omis avec un minimum de 250€.

Si cette erreur vient d’une mauvaise application du taux, l’employeur en sera informé par la DSN dans le Comte rendu métier, il pourra alors régulariser la situation.

Les salariés vont avoir la possibilité de changer leur taux en fonction de leur changement de situation familiale ou de variation de revenus, à quel moment l’employeur va devoir veiller à ces changements ?

Quoi qu’il arrive l’employeur doit chaque mois vérifier l’actualisation de taux, un taux appliqué est valable deux mois c’est-à-dire le taux transmis en janvier est valable en février et en Mars, il doit ensuite être actualisé et des régularisations peuvent être effectuées.

Les employeurs à domicile seront -ils concernés par ses obligations ?

Comme de nombreuses personnes en situation de Handicap, vous pouvez avoir recours à l’aide de salariés à domicile qui sont payer soit par le CESU soit par PAJEMPLOI.  Ces deux dispositifs doivent être encore adaptés pour prendre en charge le PAS, si bien que pour les salariés à domicile le PAS est reporté à 2020. Mais cela voudrait dire qu’en 2020 les salariés à domicile auront un double impôt, ils devront payer IR 2019 + PAS sur les revenus de 2020 donc pour atténuer cette double peine, il est prévu un paiement d’acompte étalé sur les 4 derniers mois de l'année 2019, de septembre à décembre. Cet acompte sera calculé à partir des revenus de 2018 déclarés en mai-juin 2019 (après l'envoi de leur  déclaration de revenus 2019 ). Nous aurons d’ici là l’occasion d’en reparler.

 

Pour tous les sujets liés au prélèvement à la source le site des impôts est extrêmement bien fait et vous pouvez vous adresser également aux experts comptables. Pour toutes les questions techniques consulter le site dsn-info.fr qui comporte de nombreuses fiches explicatives et une assistance pour répondre aux questions. Si la question ne trouve pas sa réponse dans les fiches consignes de la base de connaissance, possibilité de solliciter l'assistance. En tant que de besoin, une plateforme d'assistance pourra être contactée par courriel ou téléphone. Enfin BERCY a mis en place une ligne téléphonique pour répondre aux questions des contribuables au 0 809 401 401 (appels non surtaxés).

Pour toutes questions vous pouvez contacter votre expert comptable. 

Nathalie SÉJOURNÉ. Expert-comptable www.vosexperts.fr  

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